إدارة المستندات الإلكترونية وإدارة الضرائب

النهج التقليدي لإدخال المستندات الضريبية الإلكترونية

تتضمن إدارة الضرائب استخدام مستندات إلكترونية لتبسيط عملية حساب الوعاء الضريبي في قطاعَي المعاملات بين الشركات (B2B) والمعاملات بين الشركات والعملاء (B2C). على سبيل المثال، لإدارة ضريبة القيمة المضافة، وضريبة السلع والخدمات، وضريبة المبيعات، والضرائب غير المباشرة الأخرى، تُصدِر السلطات الضريبية أيضًا فواتير ضريبية.

يُصدِر البائعون في أنظمة ضريبة القيمة المضافة فواتير ضريبة القيمة المضافة وقت تسوية المعاملة مع المشتري أو في غضون فترة معينة. وفيما يتعلق بكل معاملة، فإلى جانب الفواتير الضريبية، يتبادل البائعون والمشترون مستندات أخرى يُحدَّد محتواها إما عن طريق التشريع أو من خلال الأعراف التجارية السائدة في الدولة.

وقد تكون هذه المستندات عقودًا، أو سندات شحن، أو شهادات العمل المنجز، أو العديد من المستندات الأخرى التي تُستخدَم لتحديد الشروط القانونية للمعاملة. وقد تكون هذه المستندات إلزامية إذا كانت القوانين تنظم ممارسات المحاسبة ومستندات المحاسبة الأساسية، أو طوعية إذا كانت هناك ممارسة تجارية راسخة. وبدون هذه المستندات، لا يمكن للشركات الاحتفاظ بسجلات المحاسبة المالية والمحاسبة الإدارية.

غالبًا ما تختار السلطات الضريبية المسار الأوضح لها؛ أن تطلب مستندات ضريبية إلكترونية من دافع الضرائب لكنها تتجاهل المستندات التجارية الأخرى التي تظل في شكل ورقي. قد تختار هذا المسار أيضًا بسبب ميزات التشريع التي تحدّ من مجال نفوذ السلطات الضريبية. ونظرًا إلى أن أجهزة الدولة تكافح من أجل التوصل إلى اتفاق فيما بينها، تجد السلطات الضريبية أنه من الأسهل إنشاء مستند إلزامي جديد لدافعي الضرائب؛ ما يزيد من أعبائهم.

ترى السلطات الضريبية أن المستندات الضريبية الإلكترونية يُفترض أن تؤثر قطعًا بشكل غير مباشر في تحويل المستندات الأساسية إلى الشكل الإلكتروني. ولكن تظل المستندات الرئيسية الأخرى ورقية ويتم إدخالها في أنظمة المحاسبة يدويًّا، بينما تصدر المستندات الضريبية الإلكترونية تلقائيًّا من أنظمة المحاسبة.

ونتيجة لذلك، يتحمل دافعو الضرائب عبئًا إضافيًّا، على سبيل المثال، الحاجة إلى مطابقة البيانات الورقية والإلكترونية وزيادة التكاليف، ويعربون بالطبع عن عدم رضاهم عن النظام الضريبي. إذا استمرت إدارة الضرائب في الإصرار على هذا النهج، وبالإضافة إلى الفواتير الضريبية، أدخلت أيضًا سندات الشحن الضريبية المصاحبة لها، على سبيل المثال لتوفير إمكانية التتبع، بالتوازي مع سندات الشحن الورقية التقليدية، فقد تثير موجة قوية من سخط دافعي الضرائب ومقاومة شديدة لهذا النهج.

اقتراح نهج بديل وفوائده العائدة على الدولة

إن السبيل المعقول الوحيد لإدخال مستندات الضرائب الإلكترونية هو عدم إصدار أنواع إضافية من المستندات الضريبية، ولكن إضافة المعلومات الضريبية إلى مستندات المحاسبة الأساسية. عندئذ ستحتاج السلطات الضريبية إلى الحصول على المستندات المحاسبية الأساسية، وليس المستندات الضريبية، في شكل إلكتروني. ويمكنها فيما بعدُ استخراج جميع المعلومات الضريبية التي تحتاج إليها. إن هذا النهج يمكِّن من:

• تخفيض التكاليف التي يتكبدها دافع الضرائب لإدخال مستندات المحاسبة الأساسية إلى أنظمة المحاسبة.
• تخفيض تكلفة طباعة المستندات، وإرسالها بالبريد العادي، وإعادة إرسالها من المشتري، بالإضافة إلى إجراء التصحيحات.
• أتمتة إجراءات نقل البيانات إلى السلطات الضريبية وإلغاء الإجراءات غير الضرورية التي يواجهها دافعو الضرائب.

توفر إضافة المعلومات الضريبية إلى مستندات المحاسبة الأساسية الحافز الرئيسي لدافعي الضرائب للتحول من المستندات الورقية إلى المستندات الإلكترونية، ليس فقط فيما يتعلَّق بمستندات المحاسبة الأساسية والمستندات الضريبية، ولكن أيضًا المستندات التجارية الأخرى، مثل العقود.

بعد ذلك، من الضروري للغاية تبسيط جميع العمليات والإجراءات المتعلقة بالتعامل مع المستندات الإلكترونية. ولكن مما يؤسف له أن إدارة الضرائب نادرًا ما تدرك أن هذا قد يشكّل عائقًا رئيسيًّا أمام اعتماد إدارة المستندات الإلكترونية في الدولة.

ثمة مبدأ أساسي واحد ينبغي الاسترشاد به في تصميم نظام إدارة المستندات الإلكترونية وتنفيذه، وهو: “استخدام المستندات الإلكترونية يفترض أن يكون أسهل من توقيع مستندات ورقية على الطاولة”.

هذا يعني أنه ينبغي لنا أن نرث جميع ممارسات العمل المُتعلقة بالمستندات الورقية، وألا نحاول وضع ممارسات جديدة تتطلب تغييرات كبيرة من دافعي الضرائب، حتى لو كانت أفضل من تلك المستخدمة حاليًّا. فلكي يستطيع المستخدمون العاديون غير المدربين استخدام المستندات الإلكترونية، يجب ألا تختلف عن المستندات الورقية المألوفة. تتطلب خصائص إدارة المستندات الإلكترونية التالية أن نوليها اهتمامنا:

• التوقيع الرقمي وسهولة الاستخدام. يجب أن تدعم التوقيع الرقمي، والتخزين، والتحقق من المستندات الإلكترونية. ويجب أن يبدو التوقيع نفسه كصورة طبق الأصل، مع استنساخ التوقيع التقليدي بصريًّا.
• إدارة الأذونات. يجب أن تتوفر إمكانية إصدار أذونات الشخص المُوقِّع والتحقُّق منها إلكترونيًّا من خلال توكيلات يمكن قراءتها آليًّا.
• يجب أن يرى المستخدم أي مستند إلكتروني بنفس شكل المستند الورقي من خلال واجهة تعمل بمفهوم “ما تراه هو ما تحصل عليه” دون استخدام برامج إضافية على أي جهاز، بما في ذلك الهواتف الذكية المزودة بإمكانيتَي التعرف الضوئي على الحروف (OCR) ومعالجة المستندات.

يجب أن تكون المعلومات الضريبية المدرجة في مستندات الشركات موجودة بالفعل في أنظمة محاسبة دافعي الضرائب. ويجب ألا تطلب السلطات الضريبية معلومات غير متوفرة في أنظمة محاسبة دافعي الضرائب وقد تستلزم إدخالاً يدويًّا إضافيًّا.

سيؤدي تطبيق إدارة المستندات الإلكترونية بين الكيانات التجارية والسلطات الضريبية إلى النتائج الآتية:

• تخفيض كبير في تكاليف الأعمال المتكبّدة لمعالجة المستندات الورقية وتخزينها.
• تقليل عدد الأخطاء في المستندات، والسجلات المحاسبية، والإحصائيات.
• زيادة الشفافية وسرعة التداول.
• استغناء دافعي الضرائب الذين قد تحوَّلوا بالكامل إلى استخدام المستندات الإلكترونية عن الحاجة إلى تقديم إقرارات ضريبة القيمة المضافة وغيرها من الضرائب.
• تمكين إدارة المستندات الإلكترونية بين العملاء المختلفين لمزودي خدمات تبادل البيانات إلكترونيًّا.
• توفير أدوات برمجية سهلة الاستخدام لأي مستخدم للتعامل مع المستندات الإلكترونية المهمة من الناحية القانونية.

سيعود ذلك بالنفع على:

• دافعي الضرائب: من خلال تطوير إدارة ضريبية غير ملحوظة، وتقديم عفو ضريبي، وإحالة هذه الوظائف إلى السلطات الضريبية.

• موازنة الدولة: من خلال توفير المعلومات والموارد المالية، فضلاً عن إمكانية تعزيز نمو الناتج المحلي الإجمالي.